Viele Schweizer KMU arbeiten täglich in bexio: Offerten werden erstellt, Aufträge bestätigt, Rechnungen vorbereitet und Kundendaten gepflegt. Sobald jedoch eine Unterschrift nötig ist, beginnt oft ein Umweg: PDF herunterladen, per E-Mail versenden, unterschriebene Version suchen, wieder hochladen, Notiz schreiben und hoffen, dass später noch nachvollziehbar ist, was genau unterschrieben wurde.
Genau hier setzt die bexio Integration von dosign.ch an. Sie sorgt dafür, dass der Signaturprozess dort beginnt, wo der Beleg entsteht – und dass der Nachweis nach der Unterzeichnung wieder im bexio-Umfeld sichtbar bleibt.
Warum eine bexio Integration für elektronische Signaturen sinnvoll ist
Eine elektronische Signatur ist besonders wertvoll, wenn sie nicht isoliert neben dem eigentlichen Geschäftsprozess läuft. Wird ein Angebot in bexio erstellt, sollte der spätere unterschriebene Nachweis auch dort wieder auffindbar sein. Sonst entstehen Lücken: Das Verkaufsteam sieht den bexio-Beleg, die unterschriebene Version liegt aber in einem Postfach oder Download-Ordner.
Mit einer Integration wird aus der Signatur kein zusätzlicher Verwaltungsaufwand, sondern ein sauberer Schritt im Prozess. Der bexio-Beleg bleibt der Ausgangspunkt. dosign.ch übernimmt das PDF, führt die Unterzeichnung durch und dokumentiert danach, wann und von wem unterschrieben wurde.
Die wichtigsten Vorteile der dosign.ch bexio Integration
- Offerten, Aufträge und Rechnungen aus bexio direkt als PDF in dosign.ch übernehmen
- Empfänger automatisch aus bexio übernehmen – bevorzugt die hinterlegte Ansprechperson
- Dokumente elektronisch unterschreiben lassen, ohne PDF-Dateien manuell hin und her zu schicken
- Signiertes PDF und Signaturprotokoll nach Abschluss wieder in bexio ablegen
- Signierinformationen als Notiz oder Kommentar am bexio-Beleg dokumentieren
- bexio-Status bei passenden Belegen automatisch aktualisieren, zum Beispiel Offerten als angenommen markieren
Das Ziel ist nicht nur Geschwindigkeit. Entscheidend ist die Nachvollziehbarkeit: Wenn Monate später eine Frage zu einer Offerte oder einem Auftrag auftaucht, soll klar sein, welches PDF unterschrieben wurde, wer unterschrieben hat und wo das Signaturprotokoll zu finden ist.
Voraussetzungen für die bexio Integration
Die Einrichtung ist bewusst schlank gehalten. Sie verbinden bexio und dosign.ch einmalig und können danach direkt mit dem ersten Beleg starten.
- Ein bestehendes bexio-Konto, in dem Sie Offerten, Aufträge oder Rechnungen erstellen
- Ein dosign.ch Business-Abo, in dem die Integration enthalten ist
- Eine einmalige Verbindung über die offizielle bexio-Schnittstelle (OAuth) – ohne Weitergabe Ihres bexio-Passworts
- Die nötigen Rechte in bexio, um auf die gewünschten Belege zuzugreifen
So läuft der Signaturprozess mit bexio und dosign.ch ab
Der Ablauf ist bewusst einfach gehalten. Nutzer sollen nicht zwischen mehreren Systemen jonglieren müssen, sondern den Beleg suchen, prüfen, versenden und den Nachweis automatisch zurückspielen lassen.
Im Dokument-Konfigurator suchen Sie nach bexio-Auftrag, Offerte oder Rechnung. dosign.ch lädt das PDF aus bexio und übernimmt die Belegnummer, den Titel und den Bezug zum Kunden.
Wenn im bexio-Beleg eine Ansprechperson hinterlegt ist, kann diese bevorzugt als Unterzeichner übernommen werden. Die Hauptadresse dient nur als Fallback, wenn keine Ansprechperson vorhanden ist – oder Sie wählen im Konfigurator bewusst eine andere Strategie.
Sie platzieren Signatur-, Text- oder Datumsfelder im PDF, legen die Reihenfolge der Unterzeichner fest und versenden die Einladung direkt aus dosign.ch.
Nach der Unterzeichnung werden das signierte PDF und das Signaturprotokoll in bexio abgelegt. Zusätzlich kann dosign.ch die wichtigsten Signierinformationen als Notiz oder Kommentar beim bexio-Beleg dokumentieren.
Ansprechperson statt falsche Hauptadresse
Ein häufiges Detail macht in der Praxis einen grossen Unterschied: In bexio ist oft ein Unternehmen als Hauptkontakt hinterlegt, während die eigentliche Unterzeichnung durch eine bestimmte Ansprechperson erfolgt. Wird automatisch nur die Hauptadresse übernommen, landet die Signaturanfrage schnell bei der falschen Person.
dosign.ch kann deshalb beim Import steuern, welche Empfängerquelle verwendet wird. Standardmässig wird die Ansprechperson bevorzugt. Die Hauptadresse wird nur verwendet, wenn keine Ansprechperson vorhanden ist. Alternativ können Sie im Konfigurator bewusst nur die Ansprechperson, immer den Hauptkontakt oder gar keine automatische Empfängerübernahme wählen.
Das ist besonders wichtig bei Offerten an Firmenkunden: Der bexio-Kunde bleibt korrekt verknüpft, die Signaturanfrage geht aber an die Person, die tatsächlich unterschreiben soll.
Was nach der Unterschrift nach bexio zurückgespielt wird
Nach einer abgeschlossenen Signatur entsteht mehr als nur ein unterschriebenes PDF. Für die spätere Beweiskraft sind auch die Begleitinformationen wichtig: Unterzeichner, Zeitpunkte, Status, Prüfwerte und das Signaturprotokoll.
Die Integration kann das signierte PDF und das Signaturprotokoll in bexio ablegen. Zusätzlich werden die relevanten Signierinformationen als Notiz oder Kommentar beim bexio-Beleg dokumentiert. Dazu gehören je nach Einstellung auch Datei-IDs und Dateinamen, damit der Nachweis in bexio wiedergefunden werden kann.
So bleibt der Bezug zum ursprünglichen Auftrag oder zur Offerte erhalten: Der bexio-Beleg zeigt nicht nur, dass etwas unterschrieben wurde, sondern verweist auch auf die dazugehörigen Nachweise.
Automatische Statusaktionen in bexio
Je nach bexio-Belegtyp lassen sich zusätzlich Statusaktionen automatisieren. Eine Offerte kann nach vollständiger Unterschrift beispielsweise als angenommen markiert werden. Beim Versand aus dosign.ch können geeignete Belege als versendet markiert werden, sofern bexio dafür einen passenden Endpunkt bereitstellt.
Der Vorteil: Der bexio-Status spiegelt den tatsächlichen Signaturprozess besser wider. Das reduziert manuelle Nacharbeit und verhindert, dass eine bereits unterschriebene Offerte intern noch als offen behandelt wird.
Welche Einstellungen im Business-Abo sinnvoll sind
Die bexio Integration sollte nicht starr sein. Je nach Unternehmen ist wichtig, ob nur PDFs hochgeladen werden sollen, ob Notizen entstehen, ob Kontakte synchronisiert werden und wie streng die automatische Zuordnung sein soll.
- Automatische Synchronisation nach vollständig unterschriebenem Dokument
- Upload des signierten PDFs in bexio
- Upload des Signaturprotokolls in bexio
- Notiz oder Kommentar mit Unterzeichnern, Zeitpunkten und Datei-IDs
- Empfängerquelle: Ansprechperson bevorzugen, nur Ansprechperson, Hauptkontakt oder keine automatische Übernahme
- Statusregeln, zum Beispiel Offerte nach Abschluss in bexio als angenommen markieren
Für viele Unternehmen ist eine konservative Startkonfiguration sinnvoll: Beleg manuell auswählen, Ansprechperson bevorzugen, signiertes PDF und Protokoll zurückspielen und die Signierinformationen als Kommentar dokumentieren. Danach lassen sich Statusregeln und weitere Automatisierungen gezielt aktivieren.
Sicherheit und Datenschutz der bexio-Verbindung
Eine Integration in die Buchhaltung berührt sensible Daten. Deshalb ist die Verbindung zwischen dosign.ch und bexio von Anfang an auf Kontrolle und Transparenz ausgelegt.
- Die Verbindung erfolgt über OAuth 2.0 – dosign.ch erhält ein widerrufbares Zugriffstoken, aber nie Ihr bexio-Passwort
- Zugriffs- und Aktualisierungstoken werden verschlüsselt gespeichert
- Belege werden bei Bedarf abgerufen, statt Ihre bexio-Datenbank zu kopieren
- dosign.ch wird in der Schweiz gehostet und arbeitet mit einem nachvollziehbaren Signaturprotokoll
- Sie können die bexio-Verbindung jederzeit mit einem Klick wieder trennen
Wichtig zu wissen: Die Verbindung nutzt die offizielle bexio-Programmierschnittstelle. dosign.ch handelt also im Rahmen der von bexio vorgesehenen Möglichkeiten und greift nur auf die Belege zu, die Sie für die Signatur verwenden.
Typische Einsatzfälle für Schweizer KMU
Die Integration lohnt sich überall dort, wo bexio bereits das führende System für den kaufmännischen Ablauf ist und Dokumente regelmässig bestätigt werden müssen.
- Angebote und Offerten, die vom Kunden bestätigt werden sollen
- Auftragsbestätigungen für Handwerk, Agenturen, IT-Dienstleister und Beratung
- Dienstleistungsvereinbarungen, Rahmenverträge und Projektfreigaben
- Rechnungsnahe Dokumente, bei denen ein unterschriebener Nachweis im bexio-Kontext bleiben soll
- Interne Freigaben, wenn der bexio-Beleg später nachvollziehbar bleiben muss
Warum PDF plus Protokoll wichtig ist
Ein unterschriebenes PDF allein ist praktisch, aber der eigentliche Nachweis steckt in den Begleitinformationen. dosign.ch dokumentiert den Unterzeichnungsvorgang mit Signaturprotokoll, Zeitpunkten und technischen Prüfinformationen. Dadurch lässt sich später besser nachvollziehen, welcher Inhalt unterschrieben wurde und wann der Abschluss erfolgt ist.
Gerade bei Offerten und Auftragsbestätigungen ist das wertvoll: Der Streit dreht sich selten um die Frage, ob irgendwo eine Unterschrift sichtbar ist. Wichtiger ist, ob belegt werden kann, welches Dokument in welchem Zustand akzeptiert wurde.
Fazit: bexio bleibt der Prozess, dosign.ch ergänzt den Nachweis
Eine gute bexio Integration für elektronische Signaturen macht den Arbeitsalltag nicht komplizierter, sondern klarer. Offerte oder Auftrag entstehen in bexio, die Signatur läuft über dosign.ch, und die Nachweise werden wieder beim bexio-Beleg dokumentiert.
Damit sparen Unternehmen Zeit, vermeiden Medienbrüche und erhöhen die Nachvollziehbarkeit ihrer unterschriebenen Dokumente. Besonders wichtig ist die saubere Empfängerlogik: Wenn eine Ansprechperson hinterlegt ist, sollte nicht automatisch die Hauptadresse unterschreiben müssen.
Für Schweizer KMU, die bexio nutzen und PDF-Dokumente regelmässig unterschreiben lassen, ist die Integration deshalb ein naheliegender Schritt: weniger manuelle Ablage, weniger Suchaufwand und ein besser dokumentierter Signaturprozess.
Hinweis: bexio ist eine Marke der bexio AG. dosign.ch ist eine unabhängige Schweizer Lösung für elektronische Signaturen und steht in keiner Geschäftsbeziehung zur bexio AG. Die Integration verbindet beide Systeme über die offizielle bexio-Schnittstelle. Funktionsumfang und Verfügbarkeit können sich weiterentwickeln.