Trotzdem hält sich hartnäckig die Sorge, eine digitale Unterschrift sei „nicht richtig gültig". Dieser Beitrag räumt damit auf: Sie erfahren, welche Dokumente Sie problemlos elektronisch unterschreiben dürfen, bei welchen wenigen Ausnahmen das Gesetz eine strengere Form verlangt, und worauf Sie achten sollten, damit Ihre elektronische Unterschrift im Streitfall auch wirklich beweiskräftig ist.
Der Grundsatz im Schweizer Recht: Formfreiheit
Das Schweizer Obligationenrecht (OR) geht von einem einfachen Prinzip aus: Verträge sind grundsätzlich formfrei. Das bedeutet, ein Vertrag kommt gültig zustande, sobald sich beide Seiten einig sind – ganz ohne Unterschrift, Papier oder besondere Form.
Für die Praxis heisst das: Wenn das Gesetz für einen bestimmten Vertrag nicht ausdrücklich eine Form vorschreibt, dürfen Sie ihn elektronisch unterschreiben lassen, und er ist genauso verbindlich wie ein handschriftlich unterzeichneter. Die elektronische Unterschrift dient hier vor allem einem Zweck: dem Nachweis, dass eine bestimmte Person dem Inhalt zugestimmt hat.
Das ist der Grund, warum elektronische Signaturen für den geschäftlichen Alltag so gut geeignet sind – der Alltag besteht ganz überwiegend aus formfreien Verträgen.
Diese Dokumente dürfen Sie elektronisch unterschreiben
Die folgende Liste deckt einen Grossteil dessen ab, was Unternehmen, Selbstständige und Privatpersonen täglich unterzeichnen. All diese Dokumente sind in der Regel formfrei und damit für die elektronische Unterschrift geeignet:
- Offerten und Auftragsbestätigungen – der Klassiker im Geschäftsverkehr
- Dienstleistungs- und Werkverträge – etwa zwischen Agenturen, Handwerkern oder Beratern und ihren Kunden
- Die meisten Arbeitsverträge – der gewöhnliche Arbeitsvertrag ist formfrei (zu den Ausnahmen weiter unten)
- Auftrags- und Mandatsverträge – beispielsweise bei Treuhändern oder Beratungen
- Geheimhaltungsvereinbarungen (NDA)
- Lieferanten- und Rahmenverträge
- Mietverträge für bewegliche Sachen und viele gewöhnliche Wohn- und Geschäftsmietverträge
- Kaufverträge über bewegliche Sachen – vom Fahrzeug bis zur Maschine
- Interne Freigaben, Protokolle und Bestätigungen
- Kündigungen, sofern der Vertrag selbst keine bestimmte Form für die Kündigung verlangt
Wenn Sie sich in dieser Liste mit Ihrem typischen Schriftverkehr wiederfinden, ist das die gute Nachricht: Sie können diese Dokumente bedenkenlos digital signieren lassen.
Die Ausnahmen: Wann das Gesetz eine strengere Form verlangt
Es gibt eine überschaubare Zahl von Verträgen, bei denen das Gesetz aus Schutzgründen eine qualifizierte Form vorschreibt. Hier reicht eine einfache elektronische Unterschrift nicht – entweder ist eine eigenhändige Unterschrift auf Papier nötig, eine öffentliche Beurkundung, oder eine qualifizierte elektronische Signatur (QES), die der Handschrift gleichgestellt ist.
Zu den wichtigsten Fällen mit gesetzlicher Formvorschrift gehören:
- Arbeitsverträge mit bestimmten Klauseln – etwa ein nachvertragliches Konkurrenzverbot, das schriftlich vereinbart werden muss
- Lehrverträge (Berufsausbildung)
- Bestimmte Bestandteile von Mietverhältnissen – beispielsweise gewisse Formvorschriften bei Mietzinserhöhungen
- Konsumkreditverträge
- Bürgschaften – hier sind die Formanforderungen besonders streng
- Abtretungen von Forderungen (Zession) – Schriftlichkeit erforderlich
- Grundstückkaufverträge und Verträge über Rechte an Grundstücken – öffentliche Beurkundung nötig
- Eheverträge und Erbverträge – öffentliche Beurkundung nötig
- Letztwillige Verfügungen (Testamente) – eigenhändig oder öffentlich beurkundet
Diese Aufzählung ist nicht abschliessend, deckt aber die in der Praxis häufigsten Fälle ab. Das gemeinsame Muster: Es geht um Verträge mit erheblicher Tragweite oder erhöhtem Schutzbedürfnis einer Partei. Wenn Sie ein Dokument unterschreiben lassen, das in diese Kategorie fällt, klären Sie die nötige Form vorab ab – im Zweifel mit einer Fachperson.
Die drei Stufen der elektronischen Signatur
Damit Sie die Begriffe einordnen können: Das Schweizer Recht und die europäische eIDAS-Verordnung unterscheiden drei Stufen der elektronischen Signatur. Sie unterscheiden sich darin, wie stark die Identität des Unterzeichners geprüft wird.
Die einfache elektronische Signatur ist die niederschwelligste Form. Dazu zählt etwa das Zeichnen einer Unterschrift auf einem Touchscreen, das Anklicken einer Zustimmung oder das Einfügen eines Unterschriftsbildes – ergänzt um nachvollziehbare Begleitinformationen wie Zeitpunkt, E-Mail-Bestätigung und einen Prüfwert des Dokuments.
Für alle formfreien Verträge – also die grosse Mehrheit – ist die EES rechtlich ausreichend. Ihre Beweiskraft hängt stark davon ab, wie sorgfältig der Vorgang dokumentiert wird.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur stellt höhere Anforderungen: Sie muss eindeutig einer Person zugeordnet sein, diese identifizieren und so mit dem Dokument verbunden sein, dass jede nachträgliche Veränderung erkennbar wird. Sie bietet mehr Sicherheit als die EES, ist aber der QES rechtlich nicht gleichgestellt.
Die qualifizierte elektronische Signatur ist die höchste Stufe und der eigenhändigen Unterschrift rechtlich gleichgestellt. Sie erfordert ein qualifiziertes Zertifikat eines anerkannten Anbieters sowie eine starke Identitätsprüfung des Unterzeichners. Genau diese Stufe brauchen Sie für die oben genannten formgebundenen Verträge.
Die praktische Schlussfolgerung: Für den geschäftlichen Alltag, der überwiegend aus formfreien Dokumenten besteht, ist die EES das passende und wirtschaftliche Werkzeug. Die QES brauchen Sie nur für die klar definierten Ausnahmefälle.
Was Ihre elektronische Unterschrift wirklich beweiskräftig macht
Hier kommt der entscheidende Punkt, den viele übersehen: „Rechtlich zulässig" und „im Streitfall belastbar" sind nicht dasselbe. Eine einfache elektronische Signatur ist für formfreie Verträge zulässig – aber ob sie vor Gericht überzeugt, hängt davon ab, wie gut der Unterzeichnungsvorgang dokumentiert ist.
Eine beweiskräftige elektronische Unterschrift sollte deshalb nachvollziehbar festhalten, wer wann was unterschrieben hat und dass das Dokument seither nicht verändert wurde. Konkret erhöhen folgende Elemente die Beweiskraft erheblich:
- Ein Integritätsnachweis des Dokuments – etwa ein kryptografischer Prüfwert (Hash), der jede nachträgliche Änderung sichtbar macht
- Ein qualifizierter Zeitstempel – ein vertrauenswürdiger Nachweis, dass das Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt in genau diesem Zustand vorlag
- Ein vollständiger Audit-Trail – eine lückenlose Protokollierung des gesamten Ablaufs: wann die Einladung verschickt wurde, wann der Unterzeichner das Dokument geöffnet hat, wann und von welcher Verbindung aus er zugestimmt und unterschrieben hat
- Eine nachträgliche Überprüfbarkeit – die Möglichkeit, jederzeit zu bestätigen, dass ein vorliegendes Dokument echt und unverändert ist
Eine einfache elektronische Signatur, die mit diesen Elementen kombiniert wird, ist deutlich aussagekräftiger als ein blosses eingefügtes Unterschriftsbild. Achten Sie deshalb bei der Wahl einer Signaturlösung weniger auf die Optik der Unterschrift als auf die Qualität des Nachweises, den sie erzeugt.
Fazit: Im Alltag fast immer ein Ja
Für den überwiegenden Teil Ihrer Verträge lautet die Antwort auf die Eingangsfrage: Ja, Sie dürfen elektronisch unterschreiben lassen, und es ist genauso verbindlich wie auf Papier. Nur bei einer überschaubaren Zahl gesetzlich formgebundener Verträge – Bürgschaften, Grundstückgeschäfte, gewisse Arbeits- und Mietvertragsbestandteile und einige weitere – ist Vorsicht geboten und gegebenenfalls eine qualifizierte Signatur oder Papierform nötig.
Worauf es ankommt, ist nicht nur die rechtliche Zulässigkeit, sondern die Beweiskraft: Eine gute elektronische Signaturlösung dokumentiert den Vorgang lückenlos, sichert die Integrität des Dokuments mit einem Prüfwert und einem qualifizierten Zeitstempel ab und macht das Ergebnis nachträglich überprüfbar.
Genau auf diesen Nachweis ist dosign ausgelegt: eine in der Schweiz gehostete Lösung für die einfache elektronische Signatur, die jeden Unterzeichnungsvorgang mit Prüfwert, qualifiziertem Zeitstempel und vollständigem Audit-Trail belegt – und bei der sich jedes signierte Dokument jederzeit auf Echtheit überprüfen lässt.