Elektronische Signaturen beschleunigen den Vertragsabschluss enorm – aber rund um die Unterschrift bleibt in vielen Unternehmen erstaunlich viel Handarbeit liegen. Genau hier setzt die Zapier-Integration von dosign.ch an: Sie verbindet Ihre Signaturprozesse ohne Programmierung mit über 7000 Apps – von Google Drive über Slack bis HubSpot.
Das Problem: Die Unterschrift ist digital, die Nacharbeit nicht
Diese fünf Handgriffe kennt fast jedes Team, das regelmässig Dokumente unterschreiben lässt:
- Signierte PDFs von Hand herunterladen und im richtigen Projektordner ablegen – bei jedem einzelnen Vertrag
- Kolleginnen und Kollegen per E-Mail informieren, dass die Unterschrift eingetroffen ist
- Den Deal im CRM manuell weiterschalten, nachdem der Vertrag zurückgekommen ist
- Vertragsdaten für das Reporting in eine Excel-Liste abtippen
- Vergessen, den Vertrag überhaupt zu versenden, weil der gewonnene Deal untergegangen ist
Jeder einzelne Schritt dauert nur wenige Minuten – in Summe und über Monate wird daraus aber ein spürbarer Aufwand. Und jeder manuelle Schritt ist eine Fehlerquelle: das falsch abgelegte PDF, die vergessene Benachrichtigung, der nicht nachgeführte Deal.
Wie Zapier funktioniert – in 60 Sekunden erklärt
Zapier ist ein Automatisierungsdienst, der Web-Apps miteinander verbindet. Die Grundeinheit heisst «Zap» und besteht aus zwei Teilen: einem Auslöser (Trigger) – «Wenn in dosign ein Dokument abgeschlossen wird…» – und einer oder mehreren Aktionen – «…dann lege das signierte PDF in Google Drive ab und melde es in Slack». Alles wird im Browser zusammengeklickt; Programmierkenntnisse braucht es keine.
dosign.ch stellt dafür Auslöser wie «Dokument abgeschlossen», «Unterzeichner hat unterzeichnet» oder «Dokument abgelaufen» bereit – und Aktionen, mit denen Zapier selbst Dokumente aus Ihren Vorlagen erstellen und zur Signatur versenden kann. Die vollständige Liste finden Sie auf der Zapier-Integrationsseite.
Fünf Rezepte aus der Praxis
Diese fünf Zaps decken die häufigsten Anwendungsfälle ab – vom Einsteiger-Zap bis zur CRM-Anbindung:
Trigger «Dokument abgeschlossen» → Aktion «Datei hochladen» in Google Drive, Dropbox, OneDrive oder SharePoint. Zapier holt das signierte PDF samt Signaturprotokoll ab und legt es im richtigen Ordner ab – konsistent benannt, ohne dass jemand daran denken muss. Der häufigste und schnellste Einstiegs-Zap.
Trigger «Unterzeichner hat unterzeichnet» → Nachricht in den Vertriebskanal. Das Team sieht in Echtzeit, welcher Kunde unterschrieben hat, und kann sofort mit der Umsetzung starten. Genauso lässt sich eine Warnung einrichten, wenn ein Dokument abgelehnt wurde oder abzulaufen droht.
Trigger «Deal gewonnen» in HubSpot oder Pipedrive → Aktion «Dokument aus Vorlage erstellen» in dosign. Zapier übernimmt Name und E-Mail des Kontakts aus dem CRM und verschickt die Signaturanfrage aus Ihrer Vorlage – Sekunden nach dem Zuschlag, ohne manuelles Zutun.
Trigger «Neuer Eintrag» in Typeform, Jotform oder Google Forms → dosign-Vorlage «NDA» an die angegebene E-Mail-Adresse senden. Ideal für Partneranfragen, Bewerbungsprozesse oder Beta-Programme, bei denen vor dem ersten Gespräch eine Vertraulichkeitserklärung stehen soll.
Trigger «Dokument abgeschlossen» → neue Zeile in Google Sheets oder Airtable mit Titel, Unterzeichnern und Abschlussdatum. So entsteht nebenbei eine lückenlose Vertragsübersicht für Fristenkontrolle, Reporting und Revision – ganz ohne Abtippen.
Rezepte lassen sich beliebig kombinieren: Ein einziges «Dokument abgeschlossen»-Ereignis kann gleichzeitig die Ablage, die Slack-Meldung und die Reporting-Zeile auslösen.
Einrichtung in fünf Schritten
Von null bis zum ersten aktiven Zap vergehen in der Regel keine 30 Minuten:
- Business-Abo aktivieren: Die Zapier-Integration ist Teil des Business-Abos von dosign.ch (CHF 24.00 pro Monat, monatlich kündbar). Ein kostenloses Zapier-Konto genügt für den Einstieg.
- Verbindung herstellen: Im dosign-Dashboard unter Integrationen → Zapier auf «Mit Zapier verbinden» klicken und die Einladung annehmen. Die Anmeldung läuft über OAuth 2.0 – es werden keine API-Keys kopiert.
- Ersten Zap anlegen: In Zapier «dosign» als App wählen, einen Auslöser bestimmen (z.B. «Dokument abgeschlossen») und die Ziel-App verbinden – etwa Google Drive für die Ablage.
- Testen und aktivieren: Zapier führt den Zap einmal mit echten Testdaten aus. Stimmt das Ergebnis, aktivieren Sie den Zap – ab jetzt läuft der Ablauf bei jedem Dokument automatisch.
- Schrittweise ausbauen: Beginnen Sie mit einem einzigen Zap (meist die Ablage) und ergänzen Sie danach Benachrichtigungen, CRM-Anbindung und Reporting – jeder Zap spart ein paar Minuten pro Dokument.
Sicherheit und Kontrolle
Automatisierung darf die Beweiskraft und den Datenschutz nicht schwächen. Deshalb läuft die Verbindung zwischen dosign.ch und Zapier über OAuth 2.0 mit kurzlebigen Zugriffs-Tokens – es werden keine Passwörter und keine API-Keys bei Dritten hinterlegt. Jeder Webhook trägt eine HMAC-SHA256-Signatur, die Übertragung erfolgt ausschliesslich verschlüsselt über HTTPS, und der Zugriff lässt sich im dosign-Dashboard jederzeit mit einem Klick widerrufen.
Die Dokumente selbst bleiben dabei, wo sie hingehören: in der Schweiz gehostet, mit Unterzeichnungsprotokoll, SHA-256-Prüfwert und RFC-3161-Zeitstempel. Mehr zur Beweiskraft lesen Sie im Ratgeber «Beweiskraft vor Gericht».
Wann Sie Zapier gar nicht brauchen
Für die wichtigsten Schweizer Business-Tools bietet dosign.ch direkte Integrationen, die ohne Zapier auskommen: bexio, MOCO, CashCtrl und Smallinvoice. Dort werden Belege direkt übernommen und Nachweise automatisch zurückgespielt. Zapier ist die richtige Wahl für alles darüber hinaus – CRM, Ablage, Kommunikation, Formulare und Reporting.
Fazit: Die Unterschrift ist erst der Anfang
Wer elektronisch unterschreiben lässt, hat den ersten Schritt zur Digitalisierung des Vertragsprozesses gemacht. Den zweiten macht die Automatisierung der Nacharbeit: Ablage, Benachrichtigung, CRM-Pflege und Reporting laufen mit dosign.ch und Zapier von selbst – zuverlässig, nachvollziehbar und ohne eine Zeile Code.
Starten Sie mit einem einzigen Zap – der automatischen Ablage – und bauen Sie von dort aus. Die Zapier-Integration ist im Business-Abo enthalten.